Lizenzmanagement: Wie Sie mit der richtigen Strategie Hunderte Euro sparen

Sollten Sie eine Software kaufen oder doch auf ein Abo-Modell setzen? Wie bestimmen Sie, wie viele Zugänge Sie in Ihrem Unternehmen für ein bestimmtes Programm brauchen?

In meinem Alltag als EDV-Betreuer werde ich von Unternehmern immer wieder mit diesen oder ähnlichen Fragen rund um Lizenzmanagement konfrontiert. Viele Unternehmer sind hier unsicher und haben Angst, durch einen Fehler Hunderte Euro zu “verheizen”.

Hier möchte ich mit diesem Beitrag ansetzen. Ich erkläre Ihnen leicht verständlich, wie Sie die ideale Lizenzmanagement-Strategie für Ihr Unternehmen finden.

Konkret beantworte ich Ihnen in diesem Beitrag folgende häufige Fragen:

• Was ist Lizenzmanagement?
• Wie finden Sie Ihre Lizenzmanagement-Strategie?
• Welche Programme sind ein “Muss” für KMU?

Dieser Beitrag wurde am 18. Dezember 2021 aktualisiert.

Was ist Lizenzmanagement?

Als Lizenzmanagement bezeichnet man alle Vorgänge in einem Unternehmen, die den Kauf, die Verlängerung oder die Kündigung von Lizenzen betreffen.

Idealerweise sorgt Lizenzmanagement dafür, dass in Firmen weder zu viel noch zu wenig für Lizenzen ausgegeben wird.

Werden zu wenige Lizenzen gekauft, spricht man auch von einer Unterlizenzierung. Das kann dazu führen, dass Arbeitsabläufe verlangsamt werden, weil nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf benötigte Software haben.

Der weitaus häufigere Fall ist allerdings, dass zu viele Lizenzen abgeschlossen werden. Dann bezahlen Sie für Software oder zusätzliche Benutzer, die Sie eigentlich gar nicht benötigen.

Wie Sie mit 3 einfachen Fragen Ihre ideale Lizenzmanagement-Strategie finden

Beantworten Sie die folgenden 3 Fragen, können Sie ungefähr abschätzen, wie viele Software-Lizenzen Sie benötigen und ob Sie auf eine Kauf- oder Abo-Variante setzen sollten.

So können Sie Fehlkäufe vermeiden oder nicht benötigte Abos kündigen. Über die Jahre gesehen können Sie so Hunderte Euro sparen.

Frage 1: Wie wichtig ist die Software für Ihr Unternehmen?

Verwenden Sie die Software jeden Tag? Wie viel aufwendiger wäre Ihre tägliche Arbeit ohne diese Software? Mit diesen Fragen können Sie recht einfach herausfinden, wie wichtig ein bestimmtes Programm für Ihr Unternehmen ist.

Ist eine Software für Ihr Unternehmen wirklich unverzichtbar, machen langfristige Abo-Verträge Sinn. Denn bei Abos bekommen Sie durch eine lange Vertragslaufzeit in der Regel attraktive Rabatte. Auch der Kauf der Software kann hier eine gute Option sein.

Beim Kauf bezahlen Sie einmal und können das Programm dann jahrelang verwenden.

Bedenken Sie aber: Beim Kauf haben Sie hohe Anschaffungskosten, die Sie sofort bezahlen müssen. Bei einem Abo verteilen sich diese Kosten auf einen längeren Zeitraum.

Wollen Sie die Software eigentlich nur testen, macht ein kurzer Abo-Vertrag mehr Sinn. Sie wissen ja noch nicht, ob Sie die Software wirklich langfristig brauchen oder ob die Software Ihre Anforderungen erfüllt.

In diesem Fall bezahlen Sie vielleicht für 1 oder 2 Monate die Software-Gebühr, können das Abo aber nach dieser kurzen Zeit kündigen. So sind Sie nicht ewig gebunden und haben beim Test weniger Risiko.

Ist die Software genau das, wonach Sie gesucht haben, können Sie nach dieser kurzen Test-Phase immer noch ein langfristiges Abo abschließen.

Frage 2: Wie viele Mitarbeiter benötigen gleichzeitig einen Zugang zur Software?

Hier sollten Sie auf jeden Fall Ihre Mitarbeiter fragen und eventuell über mehrere Tage beobachten, wie Ihre Mitarbeiter mit der Software arbeiten.

Denn oft kann es vorkommen, dass Ihre Mitarbeiter durch zu wenige Lizenzen eingeschränkt sind und erst Kollegen aus der Software “hinauswerfen” müssen, um selbst zugreifen zu können.

Man muss sich deswegen immer untereinander absprechen oder sich im Extremfall an den Arbeitsabläufen der Kollegen orientieren. Das kostet Zeit und Nerven.

Wenn Sie also bemerken, dass sich Ihre Mitarbeiter durch zu wenige Lizenzen gegenseitig “blockieren”, macht der Kauf von zusätzlichen Zugängen Sinn.

Bei vielen Herstellern können Sie Ihren Abo-Vertrag einfach erweitern und bekommen ab einer gewissen Lizenz-Anzahl sogar noch einen Rabatt.

Frage 3: Reizen Sie alle Funktionen der Software aus?

Diese Frage bestimmt, ob Sie eine Software eher kaufen oder auf ein Abo-Modell setzen sollten.

Denn reizen Sie alle Funktionen der Software aus und möchten immer sofort Zugriff auf die neuesten Features haben, brauchen Sie ein Abo-Modell. So können Sie immer auf die neueste Version upgraden und alle neuen Funktionen sofort verwenden.

Sind für Sie allerdings nur die Basis-Funktionen des Programms wichtig, ist der Software-Kauf sinnvoll. Hier bekommen Sie zwar keine laufenden Updates mit neuen Funktionen, aber die wichtigsten Basis-Funktionen bleiben durch diese Updates meistens ohnehin unverändert.

In diesem Fall ist es für Sie deshalb nicht so wichtig, immer Zugriff auf die neuesten Funktionen zu haben. Durch den Software-Kauf können Sie das Programm jahrelang nutzen und die Basis-Funktionen ohne Einschränkungen verwenden.

Wenig Sparpotential: Diese 3 Programme benötigen Sie (fast) immer

In diesem Beitrag habe ich Sie bis jetzt darüber aufgeklärt, wie Sie unnötige Programme streichen und dadurch Geld sparen können. Jetzt möchte ich Ihnen noch kurz erklären, welche 3 Programme Sie (fast) immer benötigen und wo Sie daher eher weniger sparen können.

Im Gegenteil: Hier zahlt sich die Investition in der Regel schnell aus und hier zu sparen wäre kontraproduktiv.

Office Paket von Microsoft

Im Office Paket von Microsoft sind die Programme Word, Excel, Powerpoint und Outlook enthalten.

Word ist ein Schreibprogramm mit dem Sie Rechnungen, Lieferscheine oder ähnliche Dokumente erstellen können. Für Datenauswertungen, Kalkulationen oder ähnliches ist Excel gut geeignet. Powerpoint können Sie für die Präsentationserstellung nutzen und mithilfe von Outlook könne Sie Ihre E-Mails verwalten und einen Terminkalender führen.

Sie sehen: Mit diesen Programmen können Sie schon viel abdecken.

Wenn Sie sich für eine Abo-Version entscheiden bezahlen Sie 10,50 Euro pro Monat und Benutzer und sind immer auf dem neuesten Stand.

Antivirus-Programm

Ein Antivirus Programm spürt schädliche Dateien wie Viren und Trojaner auf und beseitigt sie. So bleiben Ihre Computer funktionsfähig und zusätzlich schützen Sie sich auch vor Datendiebstählen.

Bei Antivirus Programmen haben Sie meistens die Wahl zwischen Gratisversionen und kostenpflichtigen Premiumversionen. Die Hauptunterschiede liegen in den Funktionen, der Anzahl der erkannten Schadprogramme und dem Support durch den Software-Hersteller.

Mein Tipp: Um sich bestmöglich zu schützen müssen Sie immer die Premiumversion verwenden. Der Schutz der Gratisversion mag vielleicht für Private ausreichen, für Unternehmen ist er aber meiner Meinung nach im Sinne eines seriösen IT-Sicherheitskonzepts zu wenig.

E-Mail-Client

Ein E-Mail-Client ist ein Programm mit dem Sie E-Mails empfangen und senden können. Da Sie in Ihrem Unternehmen bestimmt Hunderte E-Mails pro Monat senden und empfangen, ist ein E-Mail-Client ein absolutes Muss.

Im bereits oben erwähnten Office Paket von Microsoft ist mit Outlook ein E-Mail-Client enthalten. Sonst können Sie auch auf diverse andere gratis oder premium E-Mail-Clients zurückgreifen. Im Gegensatz zu gratis-Clients bieten Premiumdienste mehr Speicherplatz und sind werbefrei.

Um die strengen Aufbewahrungspflichten bei der E-Mail-Archivierung einhalten zu können, werden Sie deshalb einen Bezahl-Account benötigen.

Fazit: Eigenen Software-Bedarf kennen und durch Optimierungen Hunderte Euro sparen

Wie viele Zugänge Sie zu einer bestimmten Software benötigen oder ob ein Kauf besser als ein Abo-Modell ist, kann man leider pauschal nur sehr schwer beurteilen. Hier spielen vor allem Ihre eigenen Bedürfnisse eine Rolle.

Kurz zusammengefasst bedeutet das für Ihre Software-Lizenzierungs-Strategie folgendes:

• Bei unverzichtbarer Software sparen Sie durch langfristige Abo-Verträge oder dem Software-Kauf über die Jahre bares Geld. Wollen Sie die Software nur testen, sollten Sie auf kurze Abo-Verträge setzen.
• Die Anzahl der Mitarbeiter, die gleichzeitig auf die Software zugreifen müssen, bestimmt die benötigte Lizenz-Anzahl.
• Setzen Sie auf ein Abo-Modell, wenn Sie immer sofort Zugriff auf die neuesten Funktionen haben möchten. Reichen Basis-Funktionen aus, rate ich Ihnen zum Kauf der Software.

Sie haben weitere Fragen zur richtigen Software-Lizenzierung oder hätten gerne eine Profi-Beratung für Ihr Unternehmen? In beiden Fällen stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Verfügung.

Rufen Sie dafür einfach unter + 43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Wir haben uns auf den IT-Service für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter.

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