Geben Sie zu viel für Ihre EDV-Betreuung aus?

Hier ein kaputter Drucker, da ein zusätzliches Telefon. Und nächste Woche beginnt ein neuer Mitarbeiter, der braucht natürlich einen Arbeitsplatz mit allen Geräten und Softwarelizenzen.
Als Unternehmer kennen Sie das. Die Kosten “läppern” sich übers Jahr zusammen und am Ende steht eine erschreckend hohe Summe.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einer guten EDV-Betreuung sparen können.

Was versteht man unter EDV-Betreuung?

EDV-Betreuung ist nicht zu verwechseln mit IT-Dienstleistung. Ein IT-Dienstleister stattet Ihr Unternehmen mit Hard- und Software aus und steht auf Abruf zur Verfügung. EDV-Betreuung hingegen bietet deutlich mehr.

Ein guter Betreuer stattet Ihre Firma nicht nur aus, er “denkt auch mit”. Er kommt proaktiv auf Sie zu mit Verbesserungsvorschlägen, mit für Sie relevanten Änderungen bei Ihrer Software oder passenden Neuheiten am Markt. Vor Allem wird ein guter EDV-Betreuer Sie auch auf gesetzliche Veränderungen aufmerksam machen, entsprechende Anpassungen vorschlagen und diese umsetzen.

Denken Sie nur an all die Besonderheiten, die aufgrund der DSGVO zu bedenken sind. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogartikel “Hohe Strafen durch falsche E-Mail Archivierung: So schützen Sie Ihr Unternehmen”.

So läuft EDV-Betreuung ab:

1. Gute EDV-Betreuung startet immer mit einem Check-up – einer Bestandsaufnahme. Diese zeigt, wo Handlungsbedarf besteht.
2. Wo Änderungen notwendig sind, werden diese schnellstmöglich umgesetzt.
3. Es folgt weiterhin regelmäßige Betreuung, wenn möglich über Fernwartung sowie die Wartung der Systeme.

Was beinhaltet EDV-Betreuung:

• Wartungsvertrag
  Ein guter EDV-Betreuer bietet auch immer einen Wartungsvertrag mit an. Damit kann er aktiv agieren, nicht nur reagieren, wenn schon ein Problem aufgetreten ist.
  Durch proaktives Monitoring werden die zentralen Systeme Ihres Unternehmens überwacht. Zum Beispiel Ihre Dropbox, der Mailserver, Drucker – alles, worauf mehrere Personen zugreifen. Eben die Dinge, um die sich selten jemand kümmert, solange sie funktionieren. Oder würden Sie sonst regelmäßig Software-Updates bei einem Ihrer Drucker durchführen?
  Durch Monitoring kann der EDV-Betreuer Fehlern vorbeugen und oft auch Datenverlust verhindern, denn viele Fehler kündigen sich durch Verhaltensänderungen des Gerätes bereits an. Ohne proaktiven Wartungsvertrag reagiert der Betreuer erst, wenn schon etwas passiert ist.
• Überwachung vom Datenbackup
  Ein Backup all Ihrer Firmendaten muss voll automatisiert erfolgen. Dazu gehört auch ein regelmäßiger (1-2x im Jahr) Wiederherstellungstest, ob sich Ihr Backup auch wirklich wieder einspielen lässt.
  Was passieren kann, wenn Fehler bei der Datensicherung passieren, können Sie in diesem Blogartikel nachlesen: “Wie fehlende Datensicherung in einem Kleinbetrieb 3000 € Kosten verursachte und wie sie sich schützen”
• Sicherheit
  Alle Sicherheitsprogramme und Einstellungen (Antivirus, Firewall…) werden überwacht bzw. täglich überprüft. Dies läuft automatisiert mit dem Monitoring mit.
  Auch kleine Updates werden automatisiert eingespielt, damit keine Sicherheitslücken entstehen.
• Support
  Über ein Ticket-System werden Supportanfragen Ihrer Mitarbeiter schnellstmöglich bearbeitet. Wenn möglich remote – über Fernwartung. Nur, wenn etwas mit der Internetverbindung oder der Netzwerkinfrastruktur nicht stimmt ist ein Support-Mitarbeiter vor Ort notwendig.

Daran erkennen Sie, ob Sie einen guten EDV-Betreuer habe, der Ihnen hilft zu sparen

Ganz einfach: Daran, ob er proaktiv auf Sie zugeht. Wenn Sie das ganze Jahr nichts von Ihrem Betreuer hören, sollte Ihnen das zu denken geben. Er sollte regelmäßig auf Sie zukommen mit Verbesserungsvorschlägen oder Hinweisen auf Änderungen.

Dazu muss er Sie bzw. Ihr Unternehmen kennen. Das heißt, er muss wissen, aus welchen Abteilungen Ihre Firma besteht, was die Mitarbeiter machen und welche Anforderungen diese an Ihren Arbeitsplatz haben.

Der erste Schritt jedoch ist immer eine “Bestandsaufnahme” – der sogenannte IT Check-in. Dabei wird Folgendes überprüft/abgefragt: Hardware (Garantie), Software (Version), Lizenzen, Geräte, …
In diesem Schritt werden auch oft bereits überflüssige, nicht benötigte Softwarelizenzen erkannt. Zusätzlich werden Zugänge, Usernamen und Passwörter angefordert.

Aufgrund dieser Erkenntnisse erstellt ein guter EDV-Betreuer ein Betreuungs- und Systemkonzept. Darin geht er auf die unterschiedlichen Anforderungen an die Infrastruktur ein und legt Standards fest.
Durch diese Standardisierung werden Betreuungs- und Wartungskosten gesenkt, weil alle (mit ähnlichen Anforderungen) auf den gleichen Geräten arbeiten.

Nachvollziehbare Kosten schaffen Vertrauen

Bei der Umsetzung des Konzepts steht die Transparenz im Vordergrund. Das heißt: Alles muss dokumentiert werden. Angefangen von der Supportanfrage übers Telefon bis hin zum Software-Update für den Drucker. Nur so können Sie auch alle Arbeiten, die im Hintergrund passieren genau nachvollziehen.

Eine Systemdokumentation beruht auf dem entwickelten Konzept und wird angepasst, wenn sich an den festgelegten Standards etwas ändert. Bei der ausführlichen Leistungsdokumentation steht die Dokumentation ausgeführter Arbeiten im Vordergrund. Diese wird durch ein Ticket-System im Support deutlich erleichtert.

Ein professionelles Ticket-System erhöht ebenfalls die Kostentransparenz. Aber es hilft auch Ihrem EDV-Betreuer, nachzuvollziehen, welche Systeme “nicht rund laufen”. So kann ein guter Betreuer häufige Fehlerquellen leichter identifizieren und beheben bzw. Verbesserungsvorschläge einbringen.

Support funktioniert am besten über Fernwartung. Warum?

• Weil keine Kosten durch die Anfahrt entstehen.
• Weil keine Kosten durch Wartezeit entstehen und minutengenau abgerechnet werden kann.
• Weil Sie die Zeit für den “Höflichkeits-Kaffee” nicht mitbezahlen.

Kurz gesagt: Remote ist effizienter. Beide Seiten sparen Zeit und Geld.

Checkliste – gute EDV-Betreuung in 7 Schritten

• IT Check-in für erste Bestandsaufnahme
• Betreuungs- und Systemkonzept
• Ticket-System im Support
• Support wenn möglich über Fernwartung
• Jährlicher IT-Leiter Termin
• Leistungsdokumentation (monatlich oder pro Quartal)
• Systemdokumentation

Gretchen-Frage: Wieviel sollten Sie für gute EDV-Betreuung ausgeben?

Das kommt auf Ihre Anforderungen an…. das kommt auf die Größe des Unternehmens an… Klar. Das wissen Sie natürlich. Wir möchten Ihnen trotzdem einen Richtwert geben, an dem Sie sich orientieren können.

Im folgenden Kostenbeispiel gehen wir von einem kleinen Betrieb mit bis zu 5 PCs aus.

• Betreuung pro Arbeitsplatz: 30 € / PC / Monat (bei 5-10 Minuten manuellem Arbeitsaufwand pro Monat)
• Pauschale für Server, Drucker, Monitoring: 100-150 €
  Es wird über die Monitoring Software täglich auf jeden Rechner zugegriffen, auf Updates kontrolliert und bei Bedarf eingespielt (inkl. Report) bei einem Zeitaufwand von 3 Minuten / Tag

Kosten für ein kleines Unternehmen (bis 5 Arbeitsplätze): 300-400 € / Monat
Kosten für ein mittleres Unternehmen (25-30 Arbeitsplätze): 2000 € / Monat

Sie haben noch weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns!

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel weiterhelfen konnten.

Wir haben uns auf EDV-Betreuung für Unternehmen spezialisiert und helfen auch Ihnen gerne weiter. Rufen Sie dafür einfach unter +43 1 361 95 00 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an richard.schranz@rysit.at.

Foto: © biker3 – fotolia.com

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